Code de déontologie des titulaires de permis du Collège des consultants en immigration et en citoyenneté (DORS/2022-128)

Note marginale :Obligation en cas d’incompétence

• 20 (1) Le titulaire de permis qui n’a pas la compétence nécessaire pour fournir les services de consultation en immigration ou en citoyenneté requis :

  • a) ou bien refuse d’agir;

  • b) ou bien, avec le consentement du client, se fait aider par un autre individu autorisé à représenter ou à conseiller une personne en vertu de l’article 91 de la Loi sur l’immigration et la protection des réfugiés ou de l’article 21.1 de la Loi sur la citoyenneté et qui est compétent pour fournir ces services.

• Note marginale :Exigences — Services d’un autre individu

  (2) Si le titulaire de permis se fait aider par un autre individu pour fournir les services de consultation en immigration ou en citoyenneté requis, les exigences ci-après doivent être respectées :

  • a) les modalités de l’arrangement sont soumises au client par écrit, de même que le nom de l’individu qui fournira les services et la portée de ceux-ci;

  • b) les honoraires ou débours liés aux services fournis par cet autre individu sont assujettis au paragraphe 31(3).

Note marginale :Maintien des compétences

21 Le titulaire de permis maintient les connaissances et les aptitudes requises en fonction de la catégorie de permis dont il est titulaire.

Note marginale :Prestation de services de qualité

• 22 (1) Lorsqu’il fournit des services de consultation en immigration ou en citoyenneté, le titulaire de permis, à la fois :

  • a) respecte les délais et les échéances applicables à l’égard d’une demande, d’une déclaration d’intérêt ou d’une instance;

  • b) mène les affaires du client de manière efficace et économique;

  • c) communique avec le client en temps utile et de manière efficace;

  • d) fait preuve de sensibilité culturelle;

  • e) se procure de l’aide au besoin, par exemple en retenant les services d’un interprète ou d’un traducteur;

  • f) le cas échéant, fournit des instructions et des conseils sur la manière dont le client peut accéder en ligne aux renseignements relatifs à sa demande, à une déclaration d’intérêt ou à une instance, y compris tout renseignement lié au traitement de celles-ci.

• Note marginale :Mesures prises en tant que représentant

  (2) Lorsqu’il représente un client relativement à une demande, une déclaration d’intérêt ou une instance, le titulaire de permis veille à ce que les documents ou renseignements nécessaires soient, selon le cas, dûment préparés, signés ou soumis.

• Note marginale :Mises à jour au client

  (3) Le titulaire de permis fournit des renseignements écrits au client en temps utile sur l’état d’avancement de son dossier, notamment :

  • a) en l’avisant lorsqu’il a soumis ou reçu un document ou des renseignements en son nom;

  • b) en lui remettant, sur demande, une copie des documents soumis ou reçus.

• Note marginale :Interprète ou traducteur

  (4) Le titulaire de permis qui retient les services d’un interprète ou d’un traducteur respecte les exigences suivantes :

  • a) il lui enjoint :

    • (i) de traduire les propos avec exactitude, sans ajouts ni modifications,

    • (ii) de traiter comme confidentiels les renseignements;

  • b) il prend des moyens suffisants pour s’assurer que l’interprète ou le traducteur :

    • (i) ou bien détient une certification professionnelle pour agir en tant qu’interprète agréé ou traducteur agréé, selon le cas, dans les langues en cause, délivrée par un organisme légalement autorisé à délivrer une telle certification,

    • (ii) ou bien, en l’absence d’un processus de certification, sait lire, écrire ou parler couramment la langue du client, selon les besoins de celui-ci.

Relation avec les clients

Note marginale :Consultation initiale

• 23 (1) Avant de tenir une consultation initiale avec un client potentiel concernant la prestation de services de consultation en immigration ou en citoyenneté, le titulaire de permis conclut un contrat de consultation avec celui-ci par écrit.

• Note marginale :Contenu du contrat de consultation

  (2) Le contrat de consultation comporte les éléments suivants :

  • a) les nom, numéro d’inscription, adresse, numéro de téléphone et adresse électronique du titulaire de permis;

  • b) le nom du client potentiel et ses coordonnées, y compris, le cas échéant, ses adresse, numéro de téléphone et adresse électronique;

  • c) les honoraires pour la consultation ou, si elle est offerte pro bono, un énoncé à cet égard;

  • d) une courte description du rôle du Collège en tant qu’organisme de réglementation du titulaire de permis;

  • e) une description de l’objet et de la portée de la consultation.

• Note marginale :Copie du contrat

  (3) Le titulaire de permis conserve une copie signée du contrat de consultation pour ses dossiers et en fournit une au client.

Note marginale :Contrat de services

• 24 (1) Le titulaire de permis conclut un contrat de services par écrit avec le client avant de fournir tout service de consultation en immigration ou en citoyenneté ou, s’il y a eu une consultation initiale, avant de fournir tout service de consultation en immigration ou en citoyenneté additionnel.

• Note marginale :Conditions préalables

  (2) Avant de conclure un contrat de services, le titulaire de permis prend les mesures suivantes :

  • a) il confirme les renseignements ci-après au sujet du client, en les corroborant lorsque possible :

    • (i) son nom complet,

    • (ii) son adresse résidentielle et, le cas échéant, ses numéro de téléphone personnel et adresse électronique,

    • (iii) le cas échéant, ses adresse, numéro de téléphone et adresse électronique au travail;

  • b) il fournit au client une ébauche du contrat de services;

  • c) il vérifie si le client a conclu un contrat de service avec un autre individu qui est autorisé à représenter ou à conseiller une personne en vertu de l’article 91 de la Loi sur l’immigration et la protection des réfugiés ou de l’article 21.1 de la Loi sur la citoyenneté et, le cas échéant :

    • (i) ou bien il confirme que le contrat qui avait été conclu avec cet autre individu a pris fin ou qu’il a été résilié par écrit, et il confirme le cas échéant, les résultats du contrat ayant pris fin,

    • (ii) ou bien il obtient des instructions claires du client sur la portée du contrat de services, si celui-ci souhaite retenir les services du titulaire de permis et de cet autre individu.

• Note marginale :Contenu du contrat de services

  (3) Le contrat de services comporte les éléments suivants :

  • a) les nom, numéro d’inscription, adresse, numéro de téléphone et adresse électronique du titulaire de permis;

  • b) les renseignements visés aux sous-alinéas (2)a)(i) à (iii);

  • c) un résumé de tout conseil préliminaire que le titulaire de permis a donné au client;

  • d) un énoncé portant que le titulaire de permis veillera à fournir des services de consultation en immigration ou en citoyenneté de qualité et à superviser adéquatement le travail de quiconque l’assiste dans la prestation de ces services;

  • e) le nom des personnes susceptibles de prêter assistance au titulaire de permis dans la prestation de services de consultation en immigration ou en citoyenneté;

  • f) les instructions du client;

  • g) une liste détaillée des services à fournir qui précise leur nature et leur portée en fonction des besoins du client;

  • h) les délais estimés pour la prestation des services;

  • i) une estimation des honoraires — y compris le taux horaire et le nombre d’heures prévues — ou une somme fixe convenue ou encore, si les services sont fournis pro bono, un énoncé à cet égard;

  • j) une estimation des débours prévus;

  • k) la taxe sur les produits et services ou de la taxe de vente harmonisée ou de toute autre taxe ou tout autre prélèvement à appliquer;

  • l) les modalités de paiement des honoraires et des débours, y compris les intérêts courus sur toute somme impayée;

  • m) tout paiement anticipé à effectuer par le client et la politique de remboursement du titulaire de permis;

  • n) une explication des coûts supplémentaires que le client peut être tenu de payer;

  • o) le cas échéant, une description de tout conflit d’intérêts ou possibilité de conflit d’intérêts concernant le client;

  • p) un énoncé indiquant que tout document original que le client fournit au titulaire de permis lui sera rendu dès que la fin pour laquelle le titulaire de permis en a pris possession est atteinte;

  • q) un énoncé indiquant que le titulaire de permis a une obligation de confidentialité sous le régime du présent code et une description de la façon dont le titulaire de permis respectera la confidentialité des renseignements et des documents du client;

  • r) la procédure du titulaire de permis concernant le traitement des plaintes;

  • s) la langue officielle du Canada dans laquelle les services seront fournis;

  • t) un énoncé indiquant que le titulaire de permis fournira au client en temps opportun des renseignements relatifs à l’état de son dossier;

  • u) un énoncé indiquant que le titulaire de permis obtiendra de l’aide au besoin, notamment en retenant les services d’un interprète ou d’un traducteur;

  • v) une description du rôle du Collège en tant qu’organisme de réglementation du titulaire de permis et une explication du processus de traitement des plaintes du Collège;

  • w) une explication qui précise que le Collège peut exiger la production de documents conformément à la Loi et aux règlements et règlements administratifs pris en vertu de celle-ci;

  • x) un énoncé indiquant qu’un exemplaire du présent code a été remis au client;

  • y) une explication de ce qu’il advient du dossier du client si le titulaire de permis est frappé d’incapacité ou n’est plus en mesure de fournir les services convenus;

  • z) toute autre modalité convenue.

• Note marginale :Copie du contrat

  (4) Le titulaire de permis conserve une copie signée du contrat de services pour ses dossiers et en fournit une au client.

• Note marginale :Modification au contrat

  (5) Toute modification apportée au contrat de services fait l’objet d’un accord écrit entre le client et le titulaire de permis.

Note marginale :Non-application des articles 23 et 24

25 Les articles 23 et 24 ne s’appliquent pas au titulaire de permis salarié d’un établissement qui offre de la formation à des étudiants étrangers ou salarié d’une organisation qui représente un tel établissement, si les conditions suivantes sont réunies :

• a) le titulaire de permis, en sa qualité de salarié de l’établissement ou de l’organisation, fournit des services de consultation en immigration ou en citoyenneté à cet établissement ou à cette organisation, aux employés de cet établissement ou de cette organisation ou aux étudiants actuels ou éventuels de l’établissement;

• b) aucuns honoraires ne sont à payer au titulaire de permis par les employés ou les étudiants actuels ou éventuels de l’établissement ou de l’organisation relativement aux services fournis;

• c) le titulaire de permis fournit uniquement des conseils, sans représenter quiconque, à l’égard de la soumission de déclarations d’intérêt faites en application du paragraphe 10.1(3) de la Loi sur l’immigration et la protection des réfugiés ou à l’égard de demandes ou d’instances prévues par cette loi ou par la Loi sur la citoyenneté;

• d) le titulaire de permis informe l’établissement ou l’organisation ainsi que les employés ou les étudiants actuels ou éventuels à qui il fournit ses services, selon le cas, qu’il est régi par le Collège et assujetti au présent code, mais que les obligations prévues aux articles 23 et 24 ne s’appliquent pas;

• e) le titulaire de permis informe l’établissement ou l’organisation ainsi que les employés ou les étudiants actuels ou futurs à qui il fournit des services du processus de traitement des plaintes du Collège;

• f) le titulaire de permis informe les étudiants actuels ou futurs à qui il fournit des services de sa procédure concernant le traitement des plaintes ou de celle de son employeur.

Note marginale :Exemption de l’application des articles 23 et 24

26 Le Collège peut exempter le titulaire de permis de l’application des articles 23 et 24 s’il est convaincu que les conditions suivantes sont réunies :

• a) le titulaire de permis est un salarié d’une organisation, autre qu’un établissement ou qu’une organisation visés à l’article 25, et qu’en cette qualité, il fournit des services de consultation en immigration ou en citoyenneté à cette organisation ou à ses employés;

• b) l’activité principale de l’organisation n’est pas la prestation de services de consultation en immigration ou en citoyenneté;

• c) aucuns honoraires ne sont à payer au titulaire de permis par les employés de l’organisation relativement aux services fournis;

• d) le titulaire de permis informe l’organisation ainsi que les employés à qui il fournit ses services qu’il est régi par le Collège et assujetti au présent code, mais que les obligations prévues aux articles 23 et 24 ne s’appliquent pas;

• e) le titulaire de permis informe l’organisation ainsi que les employés à qui il fournit ses services du processus de traitement des plaintes du Collège;

• f) le titulaire de permis ne fournit pas de services de recrutement de personnel à l’organisation ni aux employés de cette organisation.

Note marginale :Avis au client

27 Si le titulaire de permis est d’avis qu’une demande, une déclaration d’intérêt ou une instance proposée par le client est futile ou non fondée ou que ses chances de succès sont faibles, voire nulles, il prend les mesures suivantes :

• a) il remet au client un avis écrit à cet égard, motifs à l’appui;

• b) si, malgré l’avis, le client souhaite poursuivre l’affaire, il obtient une reconnaissance écrite de sa part des risques qu’il encourt.

Note marginale :Obligation de confidentialité

• 28 (1) Le titulaire de permis est tenu, d’une part, de traiter comme confidentiels les renseignements afférents aux clients anciens et actuels ainsi qu’à leurs activités commerciales obtenus dans le cadre de la prestation de services et, d’autre part, de prendre les mesures nécessaires afin de maintenir leur confidentialité indéfiniment.

• Note marginale :Communication de renseignements confidentiels

  (2) Le titulaire de permis ne doit pas communiquer ou permettre la communication de tout renseignement visé au paragraphe (1), à moins que la communication soit, selon le cas :

  • a) autorisée par le client;

  • b) exigée ou autorisée par la loi;

  • c) exigée par assignation, mandat ou ordonnance d’un tribunal, d’une personne ou d’un organisme ayant le pouvoir de contraindre à la production de renseignements, ou exigée par des règles de procédure se rapportant à la production de documents;

  • d) exigée par le Collège dans l’exercice des pouvoirs qui lui sont conférés sous le régime de la Loi;

  • e) faite à une personne qui assiste le titulaire de permis dans la prestation de services de consultation en immigration ou en citoyenneté au client;

  • f) jugée nécessaire pour recouvrer un compte en souffrance;

  • g) jugée essentielle pour répondre, dans le cadre d’une instance judiciaire ou administrative, à des allégations selon lesquelles le titulaire de permis ou une personne qui l’assiste dans la prestation de services de consultation en immigration ou en citoyenneté :

    • (i) a commis une infraction relative aux affaires d’un client,

    • (ii) a commis une violation relative aux affaires d’un client l’exposant à des sanctions ou conséquences administratives,

    • (iii) a engagé sa responsabilité civile à l’égard d’un fait — acte ou omission — concernant les affaires d’un client,

    • (iv) a adopté une conduite faisant l’objet d’une enquête par le Collège, le barreau d’une province ou la Chambre des notaires du Québec.

• Note marginale :Portée de la communication

  (3) Si le titulaire de permis communique des renseignements confidentiels au titre du paragraphe (2), il ne communique que ceux qui sont nécessaires pour répondre au motif précis de la communication.