Règlement du Canada sur les normes du travail (C.R.C., ch. 986)

Détermination du taux horaire de salaire

• 20 (1) Sous réserve des paragraphes (2) et (3), aux fins du calcul et de la détermination du taux horaire régulier de salaire des employés payés au temps, sur une autre base que l’heure, l’employeur doit diviser le salaire versé pour le travail effectué par le nombre d’heures requis pour exécuter le travail.

• (2) Pour l’application de l’alinéa 174(1)a) et des paragraphes 174(4) et (5), 197(1) et 205(2) de la Loi, le taux horaire régulier de salaire peut être le taux convenu selon les dispositions de la convention collective liant l’employeur et l’employé.

• (3) Pour l’application du paragraphe (1) :

  • a) le salaire versé ne comprend pas l’indemnité de congé annuel, la rémunération applicable aux jours fériés, aux congés de décès et aux autres congés, ni le salaire versé pour les heures supplémentaires;

  • b) le nombre d’heures requis ne comprend pas les heures pour lesquelles a été payé le taux de salaire applicable aux heures supplémentaires.

Repas, logement et autres formes de rémunération

21 Lorsque les repas ou le logement ou les deux sont fournis à l’employé par l’employeur ou en son nom aux termes d’une entente à laquelle a consenti l’employé, le montant de la réduction du salaire de l’employé qui peut être effectuée pour toute période de paie, ramenant ainsi ce salaire à un taux inférieur au salaire horaire minimum établi conformément à l’article 178 de la Loi, soit par voie de prélèvement sur le salaire, soit par voie de paiement versé à ce titre à l’employeur par l’employé, ne peut dépasser :

• a) 0,50 $ par repas fourni;

• b) 0,60 $ par jour où le logement est fourni.

22 Aux fins du calcul et de la détermination du salaire, la valeur monétaire du logement, de la pension ou de toute forme de rémunération autre que la rémunération en espèces, dont bénéficie un employé à l’égard de son emploi, est le montant au sujet duquel l’employeur et l’employé se seront entendus ou, à défaut d’une telle entente ou lorsque le montant convenu diminue trop le salaire de l’employé, le montant que peut déterminer le chef de la conformité et de l’application.

Versement du salaire, de l’indemnité de congé annuel ou de jour férié ou de toute autre forme de rémunération, lorsque l’employé est introuvable

• 23 (1) Lorsqu’un employeur est tenu de payer un salaire à un employé ou lorsqu’un employé a droit au paiement d’un salaire par l’employeur et qu’il est impossible de trouver l’employé pour le payer, l’employeur doit, dans un délai d’au plus six mois à compter de la date à laquelle le salaire est dû et payable, verser le salaire au chef de la conformité et de l’application, et ce paiement est censé être un paiement fait à l’employé.

• (1.1) Avant de verser au chef de la conformité et de l’application en vertu du paragraphe (1) le salaire d’un employé, l’employeur doit, au plus tard deux mois après l’échéance du salaire, faire livrer par porteur ou expédier par courrier recommandé un avis écrit à l’employé à sa dernière adresse connue, l’informant du salaire auquel il a droit.

• (2) Le chef de la conformité et de l’application dépose tout montant reçu en vertu du paragraphe (1) au crédit du Receveur général dans un compte appelé «Compte d’ordre du Code du travail (Normes)» et il peut autoriser des paiements à même le compte en question à l’égard de tout employé dont le salaire se trouve gardé à ce compte.

• (3) Le chef de la conformité et de l’application tient un registre des recettes et des déboursés en rapport avec le Compte d’ordre du Code du travail (Normes).

Indemnité de dépenses raisonnables liées au travail

• 23.1 (1) Pour l’application du paragraphe 238.1(1) de la Loi, les facteurs à prendre en compte afin de déterminer si la dépense est liée ou non au travail sont les suivants :

  • a) elle est liée à l’exécution du travail par l’employé;

  • b) elle permet à un employé d’exécuter son travail;

  • c) elle est exigée par l’employeur comme condition d’emploi ou de maintien de l’emploi;

  • d) elle satisfait à une exigence liée au travail de l’employé qui est imposée par une norme de santé ou de sécurité au travail;

  • e) elle est engagée par l’employé à des fins professionnelles légitimes et non pour son usage ou son plaisir personnel.

• (2) Pour l’application du paragraphe 238.1(1) de la Loi, les facteurs à prendre en compte afin de déterminer si la dépense est raisonnable ou non sont les suivants :

  • a) elle est liée à l’exécution du travail par l’employé;

  • b) elle permet à un employé d’exécuter son travail;

  • c) elle est engagée à la demande de l’employeur;

  • d) elle est supérieure au montant nécessaire pour l’exécution du travail;

  • e) elle est habituellement remboursée par un employeur dans un secteur semblable;

  • f) elle a été autorisée à l’avance par l’employeur;

  • g) elle est engagée de bonne foi par l’employé;

  • h) si la demande inclut un document, tel qu’un reçu, une facture ou tout autre document indiquant les frais engagés.

• (3) Pour l’application de l’alinéa 238.1(3)c) de la Loi, le délai fixé pour verser à l’employé tout montant payable est de trente jours suivant la présentation d’une demande de remboursement par l’employé.

Tenue de registres

• 24 (1) Chaque employeur doit tenir un registre des dates d’entrée en fonction et de départ de chacun de ses employés; ces renseignements doivent, pour chaque employé, être conservés pendant au moins trois ans.

• (2) Chaque employeur doit conserver, durant au moins trois ans après qu’un employé a exécuté un travail, les renseignements suivants :

  • a) le nom complet, l’adresse, le numéro d’assurance sociale, l’âge, s’il est âgé de moins de dix-huit ans, et le sexe de cet employé, ainsi que la catégorie d’emploi;

  • b) le salaire, avec mention précise du mode de calcul, c’est-à-dire à l’heure, à la semaine, au mois ou d’une autre façon, ainsi que la date et les détails de tout changement de salaire;

  • c) le mode de calcul (détaillé) utilisé quand le salaire est calculé autrement qu’au temps ou qu’il est établi à la fois au temps et d’une autre façon;

  • d) les heures de travail fournies chaque jour, sauf dans le cas où l’employé est :

    • (i) soit exclu de l’application de la section I de la Loi conformément au paragraphe 167(2) de la Loi,

    • (ii) soit soustrait à l’application des articles 169 et 171 de la Loi conformément au règlement pris en vertu de l’alinéa 175(1)b) de la Loi;

  • e) les gains effectifs, avec mention de la somme versée chaque jour de paie et des sommes versées pour les heures supplémentaires de travail et en indemnités de congé annuel, de jour férié, de congé personnel, de congé pour les victimes de violence familiale, de congé de décès, de congé pour raisons médicales, de cessation d’emploi et de départ;

  • f) les sommes versées chaque jour de paie, une fois les retenues effectuées, avec les détails précis sur les retenues effectuées;

  • g) les dates ci-après à l’égard des congés annuels :

    • (i) les dates de début et de fin de chaque période de congé,

    • (ii) si un congé annuel a été interrompu au titre du paragraphe 187.1(1) de la Loi, la date d’interruption du congé et, si l’employé a poursuivi son congé au titre du paragraphe 187.1(7) de la Loi, la date à laquelle son congé s’est poursuivi,

    • (iii) si un congé annuel a été reporté au titre du paragraphe 187.2(1) de la Loi, les nouvelles dates de début et de fin de ce congé;

  • g.01) l’année de service à l’égard de chaque période de congé annuel qui a été accordé;

  • g.02) tout avis d’interruption d’un congé donné conformément aux paragraphes 187.1(6), 207.1(1) ou 207.2(1) de la Loi, selon le cas, ainsi que tout avis de poursuite du congé donné conformément aux paragraphes 187.1(7), 207.1(2) ou 207.2(5) de la Loi, selon le cas;

  • g.1) toute entente écrite conclue entre l’employeur et l’employé aux termes du paragraphe 14(1), selon laquelle l’employé renonce à son congé annuel ou le reporte;

  • g.11) toute demande écrite faite par un employé au titre de l’article 184.1 de la Loi ainsi qu’un registre indiquant la réponse de l’employeur à l’égard de cette demande;

  • g.2) tout avis transmis aux employés conformément à l’article 12 lorsque l’employeur détermine une année de service conformément à l’alinéa b) de la définition de « année de service » à l’article 183 de la Loi;

  • h) à l’égard de tout congé accordé à l’employé en vertu de la section VII de la Loi :

    • (i) les dates du début et de la fin de ce congé et de toute interruption de celui-ci,

    • (ii) un exemplaire de tout préavis de congé ou d’interruption de celui-ci,

    • (iii) tout document, notamment une copie de tout certificat médical, fourni par l’employé relativement au congé ou à son interruption;

  • h.1) les dates du début et de la fin de toute modification des tâches ou réaffectation de l’employé accordée en vertu de la section VII de la Loi et un exemplaire de tout préavis produit par l’employeur relativement à cette modification des tâches ou réaffectation;

  • i) tout jour férié ou autre jour de congé payé accordé à l’employé en vertu de la section V de la Loi, tout avis de substitution de jour férié dont l’affichage est exigé par l’article 195 de la Loi et la preuve, en ce qui concerne les employés non liés par une convention collective, que la substitution a été approuvée conformément au paragraphe 195(2) de la Loi;

  • j) dans les cas où le calcul de la moyenne des heures de travail est effectué conformément à l’article 6, tout avis relatif au calcul de la moyenne des heures de travail, le détail des réductions apportées à la durée normale du travail et à la durée maximale du travail au titre des paragraphes 6(7), (8) et (9) et le nombre d’heures pour lesquelles l’employé avait le droit d’être rémunéré au taux applicable aux heures supplémentaires ou de se voir accorder des congés compensatoires pour les heures supplémentaires effectuées;

  • k) les périodes de paie adoptées par l’employeur;

  • l) un exemplaire de chaque certificat à l’égard de pauses pour raisons médicales fourni au titre du paragraphe 181.1(2) de la Loi et de chaque demande de certificat présentée par l’employeur conformément à ce paragraphe ainsi que tout avis ou préavis de licenciement donné conformément aux sections IX ou X de la Loi;

  • m) à l’égard de toute période de congé de décès accordée à l’employé en vertu de la section VIII de la Loi :

    • (i) le moment où cette période commence et sa durée,

    • (ii) une copie de l’avis écrit donné par l’employé conformément au paragraphe 210(1.3) de la Loi;

  • n) la preuve de l’approbation visée aux alinéas 170(2)b) ou 172(2)b) de la Loi;

  • n.1) tout horaire de travail et toute modification à un horaire de travail fournis par écrit à l’employé;

  • n.2) tout avis écrit donné en application des sections I ou I.1 de la Loi ainsi que toute demande écrite faite ou toute entente ou accord écrits conclus en vertu ces sections;

  • n.21) un registre décrivant toute situation prévue au paragraphe 169.1(2) de la Loi à laquelle l’employé devait parer;

  • n.22) un registre décrivant toute situation prévue au paragraphe 169.2(2) de la Loi à laquelle l’employé devait parer;

  • n.3) un registre indiquant tout refus de l’employé en vertu du paragraphe 173.01(2) de la Loi;

  • n.4) un registre décrivant toute situation prévue au paragraphe 173.01(3) de la Loi à laquelle l’employé devait parer;

  • n.41) un registre décrivant toute situation prévue au paragraphe 173.1(2) de la Loi à laquelle l’employé devait parer;

  • n.5) un registre indiquant tout refus de l’employé aux termes de l’article 174.1 de la Loi;

  • n.6) un registre décrivant toute situation prévue au paragraphe 174.1(3) de la Loi à laquelle l’employé devait parer;

  • n.7) à l’égard de tout congé payé accordé à l’employé aux termes de la section XIII de la Loi :

    • (i) les dates du début et de la fin de ce congé,

    • (ii) l’année de service au cours de laquelle le droit à ce congé est acquis,

    • (iii) le nombre de jours de congé reportés d’une année précédente,

    • (iv) une copie de toute demande écrite faite par un employeur au titre du paragraphe 239(2) de la Loi,

    • (v) une copie de tout certificat présenté par l’employé au titre du paragraphe 239(2) de la Loi;

  • n.8) à l’égard de tout congé non payé accordé à l’employé aux termes de la section XIII de la Loi :

    • (i) une copie de toute demande écrite faite par un employeur au titre du paragraphe 239(2) de la Loi,

    • (ii) une copie de tout certificat présenté par l’employé au titre du paragraphe 239(2) de la Loi;

  • o) à l’égard de tout congé accordé à l’employé membre de la force de réserve aux termes de la section XV.2 de la Loi :

    • (i) les dates de début et de fin du congé ainsi que de toute interruption ou report de ce congé,

    • (i.1) une copie de tout avis relatif au congé,

    • (ii) une copie de tout certificat médical fourni par l’employé à l’égard du congé,

    • (iii) une copie de tout document fourni conformément à l’article 247.7 de la Loi,

    • (iv) une copie de tout avis donné aux termes des paragraphes 247.8(1) ou 247.95(2) de la Loi.

• (3) Tout mode de déclaration des absences du travail ou des heures de travail supplémentaires qui permet d’obtenir les détails requis au paragraphe (2), y compris les heures normales de travail par jour, répond aux exigences du présent règlement en matière de tenue de registres.

• (4) Chaque employeur doit conserver, pendant au moins trois ans après l’extinction de l’obligation que lui impose le paragraphe 239.1(3) de la Loi, les renseignements suivants :

  • a) le détail des motifs de l’absence d’un employé en raison d’un accident ou d’une maladie professionnels;

  • b) un exemplaire de tout certificat d’un professionnel de la santé attestant que l’employé est apte à retourner au travail;

  • c) la date du retour de l’employé au travail, ou un exemplaire de l’avis de l’employeur informant l’employé et le syndicat le représentant de l’impossibilité de le réintégrer, motifs à l’appui.

• (5) [Abrogé, DORS/2014-305, art. 6]