Règlement du Canada sur les normes du travail

24 (1) Chaque employeur doit tenir un registre des dates d’entrée en fonction et de départ de chacun de ses employés; ces renseignements doivent, pour chaque employé, être conservés pendant au moins trois ans.

(2) Chaque employeur doit conserver, durant au moins trois ans après qu’un employé a exécuté un travail, les renseignements suivants :

• a) le nom complet, l’adresse, le numéro d’assurance sociale, l’âge, s’il est âgé de moins de dix-huit ans, et le sexe de cet employé, ainsi que la catégorie d’emploi;

• b) le salaire, avec mention précise du mode de calcul, c’est-à-dire à l’heure, à la semaine, au mois ou d’une autre façon, ainsi que la date et les détails de tout changement de salaire;

• c) le mode de calcul (détaillé) utilisé quand le salaire est calculé autrement qu’au temps ou qu’il est établi à la fois au temps et d’une autre façon;

• d) les heures de travail fournies chaque jour, sauf dans le cas où l’employé est :

  • (i) soit exclu de l’application de la section I de la Loi conformément au paragraphe 167(2) de la Loi,

  • (ii) soit soustrait à l’application des articles 169 et 171 de la Loi conformément au règlement pris en vertu de l’alinéa 175(1)b) de la Loi;

• e) les gains effectifs, avec mention de la somme versée chaque jour de paie et des sommes versées pour les heures supplémentaires de travail et en indemnités de congé annuel, de jour férié, de congé personnel, de congé pour les victimes de violence familiale, de congé de décès, de congé pour raisons médicales, de cessation d’emploi et de départ;

• f) les sommes versées chaque jour de paie, une fois les retenues effectuées, avec les détails précis sur les retenues effectuées;

• g) les dates ci-après à l’égard des congés annuels :

  • (i) les dates de début et de fin de chaque période de congé,

  • (ii) si un congé annuel a été interrompu au titre du paragraphe 187.1(1) de la Loi, la date d’interruption du congé et, si l’employé a poursuivi son congé au titre du paragraphe 187.1(7) de la Loi, la date à laquelle son congé s’est poursuivi,

  • (iii) si un congé annuel a été reporté au titre du paragraphe 187.2(1) de la Loi, les nouvelles dates de début et de fin de ce congé;

• g.01) l’année de service à l’égard de chaque période de congé annuel qui a été accordé;

• g.02) tout avis d’interruption d’un congé donné conformément aux paragraphes 187.1(6), 207.1(1) ou 207.2(1) de la Loi, selon le cas, ainsi que tout avis de poursuite du congé donné conformément aux paragraphes 187.1(7), 207.1(2) ou 207.2(5) de la Loi, selon le cas;

• g.1) toute entente écrite conclue entre l’employeur et l’employé aux termes du paragraphe 14(1), selon laquelle l’employé renonce à son congé annuel ou le reporte;

• g.11) toute demande écrite faite par un employé au titre de l’article 184.1 de la Loi ainsi qu’un registre indiquant la réponse de l’employeur à l’égard de cette demande;

• g.2) tout avis transmis aux employés conformément à l’article 12 lorsque l’employeur détermine une année de service conformément à l’alinéa b) de la définition de « année de service » à l’article 183 de la Loi;

• h) à l’égard de tout congé accordé à l’employé en vertu de la section VII de la Loi :

  • (i) les dates du début et de la fin de ce congé et de toute interruption de celui-ci,

  • (ii) un exemplaire de tout préavis de congé ou d’interruption de celui-ci,

  • (iii) tout document, notamment une copie de tout certificat médical, fourni par l’employé relativement au congé ou à son interruption;

• h.1) les dates du début et de la fin de toute modification des tâches ou réaffectation de l’employé accordée en vertu de la section VII de la Loi et un exemplaire de tout préavis produit par l’employeur relativement à cette modification des tâches ou réaffectation;

• i) tout jour férié ou autre jour de congé payé accordé à l’employé en vertu de la section V de la Loi, tout avis de substitution de jour férié dont l’affichage est exigé par l’article 195 de la Loi et la preuve, en ce qui concerne les employés non liés par une convention collective, que la substitution a été approuvée conformément au paragraphe 195(2) de la Loi;

• j) dans les cas où le calcul de la moyenne des heures de travail est effectué conformément à l’article 6, tout avis relatif au calcul de la moyenne des heures de travail, le détail des réductions apportées à la durée normale du travail et à la durée maximale du travail au titre des paragraphes 6(7), (8) et (9) et le nombre d’heures pour lesquelles l’employé avait le droit d’être rémunéré au taux applicable aux heures supplémentaires ou de se voir accorder des congés compensatoires pour les heures supplémentaires effectuées;

• k) les périodes de paie adoptées par l’employeur;

• l) un exemplaire de chaque certificat à l’égard de pauses pour raisons médicales fourni au titre du paragraphe 181.1(2) de la Loi et de chaque demande de certificat présentée par l’employeur conformément à ce paragraphe ainsi que tout avis ou préavis de licenciement donné conformément aux sections IX ou X de la Loi;

• m) à l’égard de toute période de congé de décès accordée à l’employé en vertu de la section VIII de la Loi :

  • (i) le moment où cette période commence et sa durée,

  • (ii) une copie de l’avis écrit donné par l’employé conformément au paragraphe 210(1.3) de la Loi;

• n) la preuve de l’approbation visée aux alinéas 170(2)b) ou 172(2)b) de la Loi;

• n.1) tout horaire de travail et toute modification à un horaire de travail fournis par écrit à l’employé;

• n.2) tout avis écrit donné en application des sections I ou I.1 de la Loi ainsi que toute demande écrite faite ou toute entente ou accord écrits conclus en vertu ces sections;

• n.21) un registre décrivant toute situation prévue au paragraphe 169.1(2) de la Loi à laquelle l’employé devait parer;

• n.22) un registre décrivant toute situation prévue au paragraphe 169.2(2) de la Loi à laquelle l’employé devait parer;

• n.3) un registre indiquant tout refus de l’employé en vertu du paragraphe 173.01(2) de la Loi;

• n.4) un registre décrivant toute situation prévue au paragraphe 173.01(3) de la Loi à laquelle l’employé devait parer;

• n.41) un registre décrivant toute situation prévue au paragraphe 173.1(2) de la Loi à laquelle l’employé devait parer;

• n.5) un registre indiquant tout refus de l’employé aux termes de l’article 174.1 de la Loi;

• n.6) un registre décrivant toute situation prévue au paragraphe 174.1(3) de la Loi à laquelle l’employé devait parer;

• n.7) à l’égard de tout congé payé accordé à l’employé aux termes de la section XIII de la Loi :

  • (i) les dates du début et de la fin de ce congé,

  • (ii) l’année de service au cours de laquelle le droit à ce congé est acquis,

  • (iii) le nombre de jours de congé reportés d’une année précédente,

  • (iv) une copie de toute demande écrite faite par un employeur au titre du paragraphe 239(2) de la Loi,

  • (v) une copie de tout certificat présenté par l’employé au titre du paragraphe 239(2) de la Loi;

• n.8) à l’égard de tout congé non payé accordé à l’employé aux termes de la section XIII de la Loi :

  • (i) une copie de toute demande écrite faite par un employeur au titre du paragraphe 239(2) de la Loi,

  • (ii) une copie de tout certificat présenté par l’employé au titre du paragraphe 239(2) de la Loi;

• o) à l’égard de tout congé accordé à l’employé membre de la force de réserve aux termes de la section XV.2 de la Loi :

  • (i) les dates de début et de fin du congé ainsi que de toute interruption ou report de ce congé,

  • (i.1) une copie de tout avis relatif au congé,

  • (ii) une copie de tout certificat médical fourni par l’employé à l’égard du congé,

  • (iii) une copie de tout document fourni conformément à l’article 247.7 de la Loi,

  • (iv) une copie de tout avis donné aux termes des paragraphes 247.8(1) ou 247.95(2) de la Loi.

(3) Tout mode de déclaration des absences du travail ou des heures de travail supplémentaires qui permet d’obtenir les détails requis au paragraphe (2), y compris les heures normales de travail par jour, répond aux exigences du présent règlement en matière de tenue de registres.

(4) Chaque employeur doit conserver, pendant au moins trois ans après l’extinction de l’obligation que lui impose le paragraphe 239.1(3) de la Loi, les renseignements suivants :

• a) le détail des motifs de l’absence d’un employé en raison d’un accident ou d’une maladie professionnels;

• b) un exemplaire de tout certificat d’un professionnel de la santé attestant que l’employé est apte à retourner au travail;

• c) la date du retour de l’employé au travail, ou un exemplaire de l’avis de l’employeur informant l’employé et le syndicat le représentant de l’impossibilité de le réintégrer, motifs à l’appui.

(5) [Abrogé, DORS/2014-305, art. 6]