Titre abrégé

1 Règlement sur la protection des renseignements personnels.

Définitions

2 Les définitions qui suivent s’appliquent au présent règlement.

fonctionnaire compétent

fonctionnaire compétent Le fonctionnaire de l’institution fédérale dont les titre et adresse sont publiés conformément aux sous-alinéas 11(1)a)(iii) et 11(1)b)(ii) de la Loi. (appropriate officer)

formule de demande d’accès à des renseignements personnels

formule de demande d’accès à des renseignements personnels Formulaire prescrit par le ministre désigné conformément à l’alinéa 71(1)c) de la Loi, pour les demandes de communication de renseignements personnels relevant d’une institution fédérale. (Access to Personal Information Request Form)

formule de demande de correction

formule de demande de correction Formulaire prescrit par le ministre désigné conformément à l’alinéa 71(1)c) de la Loi, pour demander, en vertu du paragraphe 12(2) de la Loi, la correction de renseignements personnels relevant d’une institution fédérale. (Correction Request Form)

formule de demande de mention de corrections

formule de demande de mention de corrections[Abrogée, DORS/85-1092, art. 1]

Loi

Loi Loi sur la protection des renseignements personnels. (Act)

Institutions fédérales ou subdivisions d’institutions fédérales

3 Aux fins de l’alinéa e) de la définition de renseignements personnels à l’article 3 de la Loi, les institutions fédérales ou les subdivisions de celles-ci sont celles énumérées à l’annexe I du présent règlement.

Conservation de renseignements personnels utilisés par une institution fédérale à des fins administratives

• 4 (1) Les renseignements personnels utilisés par une institution fédérale à des fins administratives doivent être conservés par cette institution :

  • a) pendant au moins deux ans après la dernière fois où ces renseignements ont été utilisés à des fins administratives, à moins que l’individu qu’ils concernent ne consente à leur retrait du fichier; et

  • b) dans les cas où une demande d’accès à ces renseignements a été reçue, jusqu’à ce que son auteur ait eu la possibilité d’exercer tous ses droits en vertu de la Loi.

• (2) Nonobstant le paragraphe (1) lorsque des renseignements personnels sont sous le contrôle d’une institution fédérale dans une mission canadienne à l’étranger, le chef ou le fonctionnaire supérieur responsable de la mission peut ordonner leur destruction dans les situations d’urgence afin d’éviter qu’ils ne soient soustraits au contrôle de cette institution.

• (3) [Abrogé, DORS/88-123, art. 1]

5 Les organismes d’enquête sont,

• a) aux fins de l’alinéa 8(2)e) de la Loi, ceux énumérés à l’annexe II;

• b) aux fins de l’alinéa 22(1)a) de la Loi, ceux énumérés à l’annexe III; et

• c) aux fins de l’article 23 de la Loi, ceux énumérés à l’annexe IV.

Renseignements personnels relevant des archives publiques

6 Les renseignements personnels qui ont été placés sous le contrôle de la Bibliothèque et Archives du Canada par une institution fédérale, pour dépôt ou à des fins historiques, peuvent être communiqués à toute personne ou à tout organisme pour des travaux de recherche ou de statistique, si

• a) ces renseignements sont d’une nature telle que leur communication ne constituerait pas une intrusion injustifiée dans la vie privée de l’individu qu’ils concernent;

• b) leur communication est conforme aux alinéas 8(2)j) ou k) de la Loi;

• c) il s’est écoulé 110 ans depuis la naissance de l’individu qu’ils concernent; ou

• d) il s’agit de renseignements qui ont été obtenus au moyen d’une enquête ou d’un recensement tenu il y a au moins 92 ans.

Conservation pendant deux ans

7 Le responsable d’une institution fédérale doit conserver pendant au moins deux ans après la réception d’une demande d’accès à des renseignements personnels faite à une institution en vertu de l’alinéa 8(2)e) de la Loi,

• a) une copie de la demande; et

• b) un relevé des renseignements communiqués en réponse à la demande.

Procédure

• 8 (1) Toute demande de communication de renseignements personnels en vertu de l’alinéa 12(1)a) ou b) de la Loi doit être présentée au fonctionnaire compétent sur une formule de demande d’accès à des renseignements personnels, remplie

  • a) pour chaque fichier de renseignements personnels visé par la demande; ou

  • b) pour chaque catégorie de renseignements personnels qui ne figurent pas dans un fichier de renseignements personnels.

• (2) Un individu qui présente une demande de communication de renseignements personnels conformément au paragraphe (1) doit fournir une preuve d’identité adéquate à l’institution fédérale en cause avant que les renseignements lui soient communiqués, et peut être tenu de se présenter en personne.

9 Lorsqu’une institution fédérale permet à un individu de consulter sur place des renseignements personnels, le responsable de cette institution doit,

• a) fournir à cette fin des installations convenables; et

• b) fixer à cette fin un moment qui convienne à l’institution et à l’individu.

10 Les droits ou recours prévus par la Loi et le présent règlement peuvent être exercés,

• a) au nom d’un mineur ou d’un incapable, par une personne autorisée en vertu d’une loi fédérale ou provinciale à gérer les affaires ou les biens de celui-ci;

• b) au nom d’une personne décédée, par une personne autorisée en vertu d’une loi fédérale ou provinciale à gérer la succession de cette personne, mais aux seules fins de gérer la succession; et

• c) au nom de tout autre individu, par une personne ayant reçu à cette fin une autorisation écrite de cet individu.

• 11 (1) L’individu qui reçoit communication, en vertu de l’alinéa 12(1)a) de la Loi, de renseignements personnels qui ont été, sont ou peuvent être utilisés à des fins administratives peut, s’il croit que ces renseignements sont erronés ou incomplets, faire parvenir au fonctionnaire compétent une formule de demande de correction pour chaque fichier de renseignements personnels qui contient des renseignements à corriger, dans laquelle il demande

  • a) que les corrections voulues soient apportées;

  • b) que toute personne ou tout organisme à qui les renseignements en cause ont été communiqués dans les deux ans précédant la réception de la demande de correction, soient avisés des corrections apportées en application de l’alinéa a); et

  • c) que toute institution fédérale à qui les renseignements en cause ont été communiqués dans les deux ans précédant la réception de la demande de correction soit avisée des corrections apportées en application de l’alinéa a) et corrige en conséquence chaque copie de document contenant les renseignements qui relèvent de lui.

• (2) Si des corrections sont apportées à un fichier de renseignements personnels en application de l’alinéa (1)a), le responsable de l’institution fédérale dont relèvent les renseignements personnels doit, dans les 30 jours suivant la réception de la formule de demande de correction,

  • a) aviser l’individu concerné que les corrections demandées ont été effectuées;

  • b) aviser toute personne ou tout organisme visés à l’alinéa (1)b) que les corrections ont été effectuées; et

  • c) aviser le fonctionnaire compétent de l’institution fédérale visée à l’alinéa (1)c) que les corrections ont été effectuées et qu’il doit corriger en conséquence chaque copie de document contenant les renseignements qui relèvent de l’institution fédérale.

• (3) Le fonctionnaire compétent visé à l’alinéa (2)c) qui reçoit l’avis mentionné à cet alinéa doit apporter les corrections exigées par l’avis.

• (4) Si la demande de correction présentée en vertu de l’alinéa (1)a) est refusée en tout ou en partie, le responsable de l’institution fédérale dont relèvent les renseignements personnels visés doit, dans les 30 jours suivant la réception de la formule de demande de correction,

  • a) annexer aux renseignements personnels une mention précisant qu’une demande de correction a été présentée et refusée en tout ou en partie;

  • b) aviser l’individu concerné

    • (i) que la demande de correction a été refusée en tout ou en partie, en lui exposant les motifs à l’appui,

    • (ii) que la mention visée à l’alinéa a) a été ajoutée aux renseignements personnels, et

    • (iii) qu’il a le droit en vertu de la Loi de déposer une plainte auprès du Commissaire à la protection de la vie privée;

  • c) aviser toute personne ou tout organisme visé à l’alinéa (1)b) que la mention précisée à l’alinéa a) a été ajoutée aux renseignements personnels; et

  • d) aviser le fonctionnaire compétent de toute institution fédérale visée à l’alinéa (1)c) que la mention précisée à l’alinéa a) a été ajoutée aux renseignements personnels et qu’il doit l’insérer sur chaque copie de document contenant les renseignements personnels qui relèvent de l’institution fédérale.

• (5) Le fonctionnaire compétent visé à l’alinéa (4)d) qui reçoit l’avis visé à cet alinéa doit s’y conformer.

Catégories d’enquêtes

12 Aux fins de l’alinéa 22(3)c) de la Loi, les catégories d’enquêtes sont celles précisées à l’annexe V.

Communication de renseignements concernant l’état physique ou mental d’un individu

• 13 (1) Lorsqu’un individu demande la communication de renseignements personnels concernant son état physique ou mental, le responsable de l’institution fédérale dont relèvent ces renseignements peut autoriser leur communication à un médecin ou à un psychologue en situation légale d’exercice, afin que celui-ci puisse donner son avis quant à savoir si la prise de connaissance de ces renseignements par l’individu lui porterait préjudice.

• (2) Le médecin ou le psychologue à qui sont communiqués, en vertu du paragraphe (1), les renseignements personnels concernant un individu ne peut les communiquer à quiconque, sauf à un autre médecin ou psychologue en situation légale d’exercice aux fins de l’obtention d’un avis mentionné au paragraphe (1), sans le consentement de cet individu.

14 Tout individu qui obtient l’accès à des renseignements personnels concernant son état physique ou mental peut être tenu par le responsable de l’institution fédérale dont relèvent les renseignements de consulter ces renseignements en personne et en la présence d’un médecin ou d’un psychologue en situation légale d’exercice, afin que celui-ci puisse les lui expliquer ou lui donner des éclaircissements à leur sujet.