Titre abrégé

1 Règlement sur l’accès à l’information.

Définitions

2 Les définitions qui suivent s’appliquent au présent règlement.

fonctionnaire compétent

fonctionnaire compétent Le fonctionnaire d’une institution fédérale dont les titre et adresse sont publiés conformément à l’alinéa 5(1)d) de la Loi. (appropriate officer)

formule de demande d’accès à l’information

formule de demande d’accès à l’information Formulaire prescrit par le ministre désigné conformément à l’alinéa 70(1)b) de la Loi pour les demandes de communication de documents relevant d’une institution fédérale. (Access to Information Request Form)

Loi

LoiLoi sur l’accès à l’information. (Act)

Restriction concernant la préparation de documents

3 Aux fins du paragraphe 4(3) de la Loi, la préparation d’un document qui n’existe pas comme tel mais qui peut être produit à partir d’un document informatisé relevant d’une institution fédérale n’est pas obligatoire lorsque cette préparation entraverait de façon sérieuse le fonctionnement de l’institution concernée.

Procédures

4 Quiconque demande l’accès à un document en vertu de la Loi doit faire parvenir au fonctionnaire compétent de l’institution fédérale dont relève le document

• a) soit une formule de demande d’accès à l’information dûment remplie, accompagnée du droit applicable;

• b) soit une demande écrite suffisamment détaillée pour permettre au fonctionnaire de trouver le document, accompagnée du droit applicable.

5 Lorsque l’accès à un document est autorisé par la Loi, le responsable de l’institution fédérale dont relève le document doit immédiatement informer la personne qui a présenté la demande d’accès :

• a) du fait qu’elle peut examiner le document sur place afin d’éviter les frais de reproduction;

• b) du fait qu’elle peut préciser qu’elle veut la reproduction seulement de certaines parties du document;

• c) de l’acompte qu’elle doit verser, s’il y a lieu, avant que la recherche ou la production du document soit entreprise ou que le document soit préparé pour lui être communiqué;

• d) du coût estimatif total de la recherche du document et de sa préparation aux fins de sa communication; et

• e) du montant qu’elle doit verser s’il y a lieu, avant de pouvoir consulter le document, y compris le coût de production ou de reproduction.

Transmission de la demande

• 6 (1) Le responsable d’une institution fédérale peut, dans les 15 jours suivant la réception d’une demande de communication d’un document, transmettre la demande à une autre institution fédérale conformément au paragraphe 8(1) de la Loi, si le responsable de l’autre institution fédérale consent à donner suite à la demande dans le délai prévu par la Loi.

• (2) Une demande qui a été transmise en vertu du paragraphe (1) ne peut être transmise de nouveau à une troisième institution fédérale.

Droits

• 7 (1) Sous réserve du paragraphe 11(6) de la Loi, la personne qui présente une demande de communication d’un document doit payer

  • a) un droit de 5 $ au moment de présenter la demande;

  • b) s’il y a lieu, un droit pour la reproduction d’une partie ou de la totalité du document, établi comme suit :

    • (i) photocopie d’une page dont les dimensions n’excèdent pas 21,5 cm sur 35,5 cm, 0,20 $ la page,

    • (ii) reproduction d’une micro-fiche, sans emploi d’argent, 0,40 $ la fiche,

    • (iii) reproduction d’un microfilm de 16 mm, sans emploi d’argent, 12 $ la bobine de 30,5 m,

    • (iv) reproduction d’un microfilm de 35 mm, sans emploi d’argent, 14 $ la bobine de 30,5 m,

    • (v) reproduction d’une micro-forme sur papier, 0,25 $ la page, et

    • (vi) reproduction d’une bande magnétique sur une autre bande, 25 $ la bobine de 731,5 m;

  • c) s’il y a lieu, un droit pour le support de substitution sur lequel une partie ou la totalité du document est reproduite, ce droit ne dépassant pas celui exigible aux termes de l’alinéa b) pour le même document, établi comme suit :

    • (i) version en braille sur papier d’au plus 21,5 cm sur 35,5 cm, 0,05 $ la page,

    • (ii) version en gros caractères sur papier d’au plus 21,5 cm sur 35,5 cm, 0,05 $ la page,

    • (iii) version sur audiocassette, 2,50 $ l’audiocassette,

    • (iv) version sur disquette de micro-ordinateur, 2 $ la disquette.

• (2) Lorsque le document demandé en vertu du paragraphe (1) n’est pas informatisé, le responsable de l’institution fédérale en cause peut, outre les droits prescrits à l’alinéa (1)a), exiger le versement d’un montant de 2,50 $ la personne par quart d’heure pour chaque heure en sus de cinq passée à la recherche et à la préparation.

• (3) Lorsque le document demandé conformément au paragraphe (1) est produit à partir d’un document informatisé, le responsable de l’institution fédérale en cause peut, en plus de tout autre droit, exiger le paiement du coût de la production du document et de la programmation, calculé comme suit :

  • a) 16,50 $ par minute pour l’utilisation de l’unité centrale de traitement et de tous les périphériques connectés sur place; et

  • b) 5 $ la personne par quart d’heure passé à programmer l’ordinateur.

Accès aux documents

• 8 (1) Lorsqu’une personne se voit donner accès à la totalité ou à une partie d’un document relevant d’une institution fédérale, le responsable de cette institution peut exiger que la personne ait la possibilité de consulter le document ou la partie du document qui l’intéresse, plutôt que de lui en délivrer une copie, si le document ou la partie du document :

  • a) soit, en raison de sa longueur, ne peut être reproduit sans que le fonctionnement de l’institution soit sérieusement entravé;

  • b) soit est conservé sous une forme qui ne se prête pas facilement à la reproduction.

• (1.1) Lorsqu’une personne se voit donner accès à la totalité ou à une partie d’un document relevant d’une institution fédérale et que la délivrance d’une copie lui est interdite sous le régime d’une autre loi fédérale, le responsable de cette institution doit donner à la personne la possibilité de consulter le document ou la partie du document qui l’intéresse, plutôt que de lui en délivrer une copie.

• (2) Lorsqu’une personne se voit donner accès à un document relevant d’une institution fédérale, le responsable de cette institution peut exiger qu’une copie du document soit délivrée à la personne, plutôt que de lui donner la possibilité de consulter le document, si celui-ci :

  • a) soit constitue une partie pouvant être divulguée d’un document dont la communication peut par ailleurs être refusée en vertu de la Loi, mais qui ne peut raisonnablement en être extraite pour consultation;

  • b) soit est conservé sous une forme qui ne se prête pas facilement à la consultation.

• (3) Lorsque l’accès à un document relevant d’une institution fédérale est donné sous forme de consultation, le responsable de cette institution :

  • a) fournit pour la consultation des installations convenables;

  • b) fixe à cette fin une heure qui convient à l’institution et à la personne concernée.

• (4) Le responsable d’une institution fédérale ne peut donner accès à un document à la personne qui en fait la demande avant qu’elle ait acquitté la totalité ou une partie des droits ou autres montants exigés par la Loi et le présent règlement à l’égard de cette demande.

Organismes d’enquête

9 Aux fins de l’alinéa 16(1)a) de la Loi, les organismes d’enquête sont ceux énumérés à l’annexe I du présent règlement.

Catégories d’enquêtes

10 Aux fins de l’alinéa 16(4)c) de la Loi, les catégories d’enquêtes sont celles précisées à l’annexe II du présent règlement.