Règlement administratif du Collège des agents de brevets et des agents de marque de commerce (DORS/2023-73)

Note marginale :Inéligibilité pour cause d’absence

21 L’absence, sans raison valable, d’un administrateur élu à deux réunions consécutives du conseil constitue une condition d’inéligibilité pour l’application du sous-alinéa 17h)(iii) de la Loi.

Réunions du conseil

Note marginale :Fréquence des réunions

• 22 (1) Le conseil se réunit au moins quatre fois par année. Il fixe l’endroit où a lieu la réunion, ou encore les moyens électroniques qui seront utilisés pour tenir la réunion.

• Note marginale :Moyens électroniques

  (2) Si une réunion est tenue à l’aide de moyens électroniques, ces moyens doivent permettre aux participants de communiquer entre eux simultanément.

Note marginale :Quorum

23 Le quorum pour une réunion du conseil est de cinq administrateurs.

Note marginale :Règles

24 Le conseil adopte les règles guidant la tenue de ses réunions.

Note marginale :Avis de convocation

• 25 (1) Au moins sept jours avant la réunion du conseil, le premier dirigeant publie sur le site Web du Collège :

  • a) l’ordre du jour de la réunion et les documents relatifs à celle-ci qui ne sont pas confidentiels;

  • b) tout renseignement permettant au public d’assister à la réunion, y compris, le cas échéant, la façon d’y participer par moyen électronique.

• Note marginale :Défaut de publication

  (2) L’omission du premier dirigeant de publier l’avis n’invalide pas la réunion.

Note marginale :Ordre du jour

26 L’ordre du jour de la réunion du conseil porte seulement sur les affaires de celui-ci.

Note marginale :Majorité simple

27 Sous réserve des articles 20 et 34, la résolution ou la motion présentée lors d’une réunion du conseil est adoptée à la majorité des voix des administrateurs présents à la réunion.

Note marginale :Ajournement

28 Le président peut, avec le consentement de la majorité des administrateurs présents à une réunion, ajourner celle-ci et la reporter à un moment et à un lieu déterminés.

Note marginale :Réunion à huis clos

• 29 (1) Le conseil peut exclure le public d’une réunion du conseil afin de discuter de toute question s’il est d’avis que les inconvénients causés par le fait de rendre publique la question à l’étude l’emportent sur les avantages d’une discussion ouverte et de la participation du public.

• Note marginale :Réunion à huis clos en l’absence du premier dirigeant

  (2) Le conseil peut tenir une réunion à huis clos sans le premier dirigeant dans les cas suivants :

  • a) la réunion porte sur la nomination du premier dirigeant, la reconduction de son mandat, sa révocation, son rendement ou son mandat;

  • b) la réunion vise à discuter de sujets qui n’intéressent que les administrateurs.

Note marginale :Réunion spéciale — avis

• 30 (1) Le président seul ou trois administrateurs peuvent convoquer une réunion spéciale du conseil qui sera tenue par moyens électroniques, en avisant par écrit le premier dirigeant au moins vingt-quatre heures avant la tenue de cette réunion.

• Note marginale :Réception de l’avis

  (2) Dès que possible après la réception de l’avis, le premier dirigeant prend les mesures suivantes :

  • a) il avise à son tour les administrateurs ainsi que le public des raisons de la réunion, du moment où elle aura lieu et des moyens électroniques pour y participer;

  • b) il publie, sur le site Web du Collège, l’ordre du jour de la réunion et les documents qui ne sont pas confidentiels relatifs à celle-ci.

• Note marginale :Défaut de publication

  (3) L’omission du premier dirigeant de publier l’avis n’invalide pas la réunion.

Dirigeants

Note marginale :Président et premier dirigeant

• 31 (1) Le président et le premier dirigeant sont les dirigeants du Collège.

• Note marginale :Premier dirigeant

  (2) Le premier dirigeant est membre d’office sans droit de vote aux réunions du conseil.

Note marginale :Fonctions du président

32 Dans l’exercice de ses fonctions, le président :

• a) mène les affaires courantes du Collège;

• b) agit à titre de porte-parole du conseil;

• c) participe aux décisions du conseil.

Note marginale :Élection du président

• 33 (1) Le conseil élit un de ses administrateurs pour assumer le poste de président pour un mandat de deux ans.

• Note marginale :Vacance du poste de président

  (2) Si le poste de président devient vacant avant la fin du mandat de deux ans, le conseil élit un président de remplacement, qui restera en fonction jusqu’à la fin du mandat initial, date à laquelle une élection pour combler le poste aura lieu.

Note marginale :Révocation — président

34 Les administrateurs peuvent, par résolution, révoquer le président si les conditions suivantes sont réunies :

• a) une motion est présentée pour révoquer le président et au moins les deux tiers des administrateurs présents à une réunion votent en faveur de la révocation;

• b) un avis de l’intention de présenter la motion est fourni au conseil et au président au moins deux semaines avant le vote sur la motion.

Note marginale :Vice-président

• 35 (1) Le conseil peut élire un vice-président parmi les administrateurs, à titre temporaire pour un mandat que précise le président au moment de l’élection.

• Note marginale :Fonctions du vice-président

  (2) Dans l’exercice de ses fonctions, le vice-président :

  • a) exerce les fonctions du président lorsque celui-ci est absent ou autrement indisponible pour agir;

  • b) s’acquitte de toutes autres fonctions et responsabilités qui lui sont assignées par le conseil.

Note marginale :Fonctions du premier dirigeant

36 Dans l’exercice de ses fonctions, le premier dirigeant :

• a) aide le conseil à remplir ses obligations et à atteindre ses objectifs en lui fournissant une direction, de l’aide et des conseils d’orientation stratégique;

• b) gère, coordonne et soutient les activités administratives, financières et opérationnelles du Collège;

• c) élabore des politiques de fonctionnement et de gestion pour le Collège;

• d) conseille et appuie le conseil et les comités dans l’exercice de leurs fonctions;

• e) aide le conseil à se conformer à toutes les lois et politiques pertinentes;

• f) administre le processus électoral pour l’élection des administrateurs, notamment :

  • (i) en déterminant chaque année si une élection est nécessaire,

  • (ii) en confirmant l’éligibilité des personnes mises en candidature à devenir candidats à l’élection,

  • (iii) en publiant les dates des élections sur le site Web du Collège;

• g) embauche, dirige et supervise le personnel et les entrepreneurs du Collège et prévoit un plan d’embauche à long terme pour le personnel du Collège et un plan des tâches qui seront confiées à des sous-traitants;

• h) tient à jour des procès-verbaux précis des réunions du conseil et voit à leur approbation par le conseil et à leur conservation par le Collège;

• i) agit à titre de porte-parole du Collège;

• j) lors de la présentation au ministre du rapport annuel du Collège, rend publique la rémunération des administrateurs et des membres des comités, de même que les dépenses qui leur sont remboursées;

• k) exerce toute autre fonction ou responsabilité que lui attribue le conseil.

Note marginale :Premier dirigeant adjoint

• 37 (1) Le conseil peut nommer un premier dirigeant adjoint, chargé d’assurer l’intérim en l’absence du premier dirigeant.

• Note marginale :Vacance des poste de premier dirigeant et de premier dirigeant adjoint

  (2) Si le poste de premier dirigeant devient vacant et qu’il n’y a pas de premier dirigeant adjoint, le conseil nomme une personne physique qui occupera le poste par intérim jusqu’à la nomination d’un premier dirigeant.

Registraire

Note marginale :Registraire — fonctions

38 Dans l’exercice de ses fonctions, le registraire :

• a) établit les politiques réglementaires, soit de sa propre initiative, soit sur demande du conseil ou d’un comité, et les publie sur le site Web du Collège;

• b) s’acquitte de toutes les autres fonctions qui lui sont confiées par le conseil ou en vertu de la Loi, du Règlement ou du présent règlement administratif.

Note marginale :Registraire adjoint

• 39 (1) Le conseil nomme un registraire adjoint pour assurer l’intérim en l’absence de registraire.

• Note marginale :Vacance du poste de registraire et de registraire adjoint

  (2) Si le poste de registraire devient vacant et qu’il n’y a pas de registraire adjoint, le conseil nomme une personne physique qui occupera le poste par intérim jusqu’à la nomination d’un registraire.

Comités

Note marginale :Comités créés

40 Les comités suivants sont créés :

• a) le comité d’inscription;

• b) le comité de gouvernance;

• c) le comité de vérification et des risques.

Note marginale :Comité d’inscription

41 Le comité d’inscription est notamment chargé :

• a) d’établir les normes relatives aux examens de compétence et à l’évaluation des titulaires de permis;

• b) de réviser les décisions du registraire en matière de délivrance de permis sur demandes présentées au titre de l’article 66.

Note marginale :Comité de gouvernance

42 Le comité de gouvernance examine les pratiques de gouvernance, y compris les pratiques et le rendement du conseil, et lui formule des recommandations.

Note marginale :Comité de vérification et des risques

43 Le comité de vérification et des risques aide le conseil à remplir ses obligations fiduciaires ou de loyauté et de bonne foi et ses responsabilités de surveillance relativement à la planification financière, au processus d’audit, à l’établissement de rapports financiers, au système de contrôle de l’organisation et à la gestion des risques et, le cas échéant, il formule des recommandations au conseil.

Note marginale :Rémunération des membres de comité

• 44 (1) Le Collège verse aux membres des comités la rémunération prévue à l’annexe 2.

• Note marginale :Remboursement des dépenses

  (2) Le membre d’un comité a droit au remboursement de ses dépenses raisonnables qui ont été engagées dans l’exercice de ses fonctions à titre de membre d’un comité.

PARTIE 3

Permis

Demandes

Permis de catégorie 1

Note marginale :Demande

• 45 (1) Le demandeur de permis de catégorie 1 présente au registraire une demande qui comprend les renseignements suivants :

  • a) ses nom, adresse, numéro de téléphone et adresse électronique;

  • b) une preuve de résidence au Canada;

  • c) ses antécédents professionnels complets;

  • d) la preuve qu’il a suivi avec succès le programme de formation des agents applicable et qu’il a réussi les examens de compétence;

  • e) la preuve que, à la date de prise d’effet du permis, il détiendra l’assurance responsabilité professionnelle visée au paragraphe 34(1) de la Loi ou la preuve qu’il est exempté de cette exigence et le motif de l’exemption;

  • f) les renseignements nécessaires pour permettre au registraire d’établir s’il jouit d’une bonne réputation et est apte à pratiquer;

  • g) une déclaration selon laquelle, lorsqu’il sera titulaire de permis, il pratiquera sa profession avec intégrité, en fera respecter l’indépendance et se conformera au Code;

  • h) tout autre renseignement dont le registraire a besoin pour établir si le demandeur satisfait aux exigences d’obtention du permis.

• Note marginale :Délai de présentation et droits

  (2) La demande est présentée au registraire dans les six mois suivant la date à laquelle le Collège informe le demandeur de sa réussite aux examens de compétence et est accompagnée des droits prévus à l’article 1 de l’annexe 1, payables au Collège.

• Note marginale :Droits de permis

  (3) Avant que le registraire délivre le permis, le titulaire du permis paye au Collège les droits prévus à l’article 10 de l’annexe 1, au prorata du nombre de mois restants dans l’année suivant le mois au cours duquel le permis est délivré.

Permis de catégorie 2

Note marginale :Demande

• 46 (1) Le titulaire de permis de catégorie 1 qui souhaite obtenir un permis de catégorie de 2 présente au registraire une demande qui comprend les renseignements suivants :

  • a) ses nom, adresse, numéro de téléphone et adresse électronique;

  • b) ses antécédents professionnels complets;

  • c) la preuve que, à la date de prise d’effet du permis, il détiendra l’assurance responsabilité professionnelle visée au paragraphe 34(1) de la Loi ou la preuve qu’il est exempté de cette exigence et le motif de l’exemption;

  • d) la confirmation des éléments suivants :

    • (i) le fait qu’il a complété toute affaire menée pour ses clients ou qu’il a pris des mesures jugées satisfaisantes par ceux-ci pour leur remettre leurs dossiers ou les transférer à un ou plusieurs titulaires de permis dont la catégorie de permis leur permet de procéder avec le ou les dossiers transferés,

    • (ii) le fait qu’il a confié à un ou plusieurs titulaires de permis visés au sous-alinéa (i) toute affaire devant l’OPIC et qu’il a avisé par écrit le bureau de l’OPIC en cause du nom de son ou ses remplaçants,

    • (iii) l’emplacement de tout dossier qui n’a pas été remis ou transféré aux termes du sous-alinéa (i).

• Note marginale :Demande — droits

  (2) La demande est accompagnée des droits prévus à l’article 2 de l’annexe 1, payables au Collège.

• Note marginale :Vérification des renseignements

  (3) Le registraire peut demander au titulaire de permis remplaçant d’effectuer une vérification indépendante des renseignements qui ont été présentés par le titulaire au titre du sous-alinéa (1)d)(ii).

• Note marginale :Droits de permis

  (4) Avant que le registraire délivre le permis, le titulaire du permis paye au Collège les droits prévus à l’article 12 de l’annexe 1, au prorata du nombre de mois restants dans l’année suivant le mois au cours duquel le permis est délivré.

Note marginale :Restriction — permis de catégorie 2

47 Le titulaire de permis de catégorie 2 ne peut représenter des personnes dans la présentation et la poursuite d’une demande de brevet ou d’enregistrement de marque de commerce ou dans toute autre affaire devant l’OPIC.

Permis de catégorie 3

Note marginale :Demande

• 48 (1) Le demandeur de permis de catégorie 3 présente au registraire une demande qui comprend les renseignements suivants :

  • a) ses nom, adresse, numéro de téléphone et adresse électronique;

  • b) une preuve de sa résidence au Canada;

  • c) ses antécédents professionnels complets;

  • d) la preuve qu’à la date de prise d’effet du permis, il détiendra l’assurance responsabilité professionnelle prévue au paragraphe 34(1) de la Loi ou la preuve qu’il est exempté de cette exigence ainsi que le motif de l’exemption;

  • e) une vérification de ses antécédents criminels;

  • f) le dossier concernant toute sanction disciplinaire imposée par un employeur, un établissement d’enseignement, un organisme de réglementation professionnelle ou par tout autre organisme ou association dont le demandeur est ou était membre;

  • g) son dossier de faillite ou d’insolvabilité, le cas échéant;

  • h) une déclaration selon laquelle :

    • (i) le demandeur ne s’est jamais vu signifier de requête en faillite, n’a jamais fait une cession de biens au profit des créanciers et n’a jamais présenté une proposition de faillite aux créanciers en vertu de la Loi sur la faillite et l’insolvabilité,

    • (ii) aucun jugement n’a été rendu contre lui,

    • (iii) il ne fait pas personnellement l’objet d’une ordonnance d’adjudication des dépens,

    • (iv) il n’a pas été accusé d’une infraction prévue au Code criminel, à la Loi réglementant certaines drogues et autres substances, à la Loi de l’impôt sur le revenu, à la Loi sur la taxe d’accise, à une loi provinciale portant sur les valeurs mobilières, les normes d’emploi ou les langues officielles ou à toute autre loi provinciale qui crée une infraction mettant en cause l’intégrité d’une personne, n’a pas plaidé coupable à une telle infraction et n’en a pas été déclaré coupable,

    • (v) sa licence professionnelle n’a pas été restreinte ou suspendue par un organisme de réglementation professionnelle et aucun organisme de réglementation professionnelle n’a déclaré qu’il a commis un manquement professionnel ou qu’il a fait preuve d’incompétence au sens de la loi en vertu de laquelle l’organisme aurait fait cette déclaration;

  • i) la liste des titres, diplômes et certificats qu’il a obtenus au Canada ou à l’étranger et le nom des établissements d’enseignement qui les ont décernés;

  • j) le nom de chaque organisme de réglementation professionnelle par lequel il est autorisé à pratiquer au Canada ou à l’étranger;

  • k) la preuve qu’il maîtrise l’une ou l’autre des langues officielles;

  • l) un spécimen de signature, une photographie actuelle et tout autre renseignement nécessaire pour confirmer son identité;

  • m) une copie de l’accord de formation signé par lui et son superviseur;

  • n) tout autre renseignement dont le registraire a besoin pour établir si le demandeur satisfait aux exigences d’obtention du permis.

• Note marginale :Demande — droits

  (2) La demande est accompagnée des droits prévus à l’article 3 de l’annexe 1, payables au Collège.

• Note marginale :Droits de permis

  (3) Avant que le registraire délivre le permis, le titulaire du permis paye au Collège les droits prévus à l’article 14 de l’annexe 1, au prorata du nombre de mois restants dans l’année suivant le mois au cours duquel le permis est délivré.