Règlement sur les avances comptables (DORS/86-438)

Titre abrégé

1 Règlement sur les avances comptables.

Définitions

2 Les définitions qui suivent s’appliquent au présent règlement.

avance comptable

avance comptable Somme d’argent qui est avancée à une personne tenue d’en rendre compte et qui comprend les fonds de caisse à montant fixe et les avances de fonds de roulement administrés selon la méthode des fonds de caisse à montant fixe laquelle somme est :

• a) soit imputée sur un crédit;

• b) soit imputée sur la somme visée à l’alinéa a). (accountable advance)

avance permanente

avance permanente Avance comptable d’un montant précis émise pour une période indéterminée, qui est ramenée à ce montant chaque fois qu’il y a reddition de comptes pour dépenses. (standing advance)

compte de dépôt

compte de dépôt Compte auprès d’un fournisseur qui est financé au moyen d’une avance comptable et duquel le fournisseur déduit la valeur du matériel qu’il expédie. (deposit account)

convention collective

convention collective S’entend au sens de la Loi sur les relations de travail dans la Fonction publique. (collective agreement)

crédit

crédit Est assimilé à un crédit un fonds renouvelable. (appropriation)

dépense de petite caisse

dépense de petite caisse Déboursé fait sur un fonds de petite caisse. (petty cash expenditure)

détenteur ou dépositaire

détenteur ou dépositaire Personne à qui est émise une avance comptable ou qui a la responsabilité d’une avance comptable. (holder or custodian)

employé

employé Quiconque est nommé à un poste au sein d’un ministère ou d’un autre élément de la fonction publique du Canada visé à l’annexe I de la Loi sur les relations de travail dans la Fonction publique. (employee)

espèces

espèces Billets de banque et pièces de monnaie. (cash)

fonds d’appoint

fonds d’appoint Espèces fournies à un caissier ou à une autre personne pour lui permettre de rendre la monnaie. (change fund)

fonds de petite caisse

fonds de petite caisse Somme en espèces conservée selon la méthode du fonds de caisse à montant fixe et servant au règlement comptant de petites dépenses. (petty cash fund)

personne

personne Particulier, société, organisme et toute direction ou division d’un ministère. (person)

sous-chef

sous-chef S’entend au sens de la Loi sur l’emploi dans la Fonction publique. (deputy head)

Dispositions générales

3 Un particulier à qui une avance comptable est émise en est personnellement responsable et tout déficit ou toute perte concernant cette avance peuvent être recouvrés de ce particulier.

Émission des avances

4 Le sous-chef peut émettre une avance comptable :

• a) soit à une personne :

  • (i) à titre d’avance pour frais de déplacement, de réinstallation ou d’affectation à une mission, lorsque cette personne y a droit en vertu de dispositions contractuelles, d’une convention collective ou d’une directive du Conseil du Trésor,

  • (ii) pour établir un compte de dépôt, lorsque des dispositions contractuelles ou les pratiques commerciales courantes prévoient le paiement à l’avance de marchandises ou de services,

  • (iii) pour constituer un fonds d’appoint,

  • (iv) pour constituer un fonds de petite caisse ou un fonds de caisse à montant fixe,

  • (v) pour financer un compte de banque du ministère établi aux termes de la partie III du Règlement sur l’émission des chèques,

  • (vi) pour toute autre raison, lorsqu’un paiement doit être fait par cette personne au moment de la réception de marchandises ou de la fourniture de services et que les moyens de paiement habituels ne sont pas immédiatement possibles ou que leur utilisation ne serait pas pratique;

• b) soit à un employé, à titre d’avance salariale d’urgence autorisée ou requise par une loi, une convention collective ou une directive du Conseil du Trésor.

5 Une avance comptable émise aux termes du présent règlement :

• a) en vertu des sous-alinéas 4a)(i) ou (vi), n’est émise à titre d’avance permanente que si la personne qui la reçoit doit faire des dépenses, des paiements ou des débours de manière permanente;

• b) ne doit pas servir aux paiements effectués lors de la cessation d’un emploi;

• c) destinée à une fin particulière, ne doit pas dépasser le montant nécessaire pour couvrir les dépenses qui peuvent raisonnablement être prévues à cette fin;

• d) à titre d’avance permanente, ne doit pas dépasser le montant nécessaire pour régler les dépenses prévues au cours d’une période donnée, déterminée en fonction des besoins opérationnels et de la rotation de l’avance;

• e) consentie pour établir un fonds de petite caisse, ne doit pas dépasser 2 000 $ et aucune dépense particulière imputée sur ce fonds ne doit dépasser 200 $ sans avoir été préalablement autorisée par le Conseil du Trésor.

Reddition de comptes

• 6 (1) Le sous-chef établit et tient un registre des avances comptables qu’il émet et des dépenses qui y sont imputées.

• (2) Le registre mentionné au paragraphe (1) comprend un compte débiteur pour chaque avance comptable; tous les comptes débiteurs font l’objet d’un contrôle au moyen d’un compte de contrôle tenu dans le système de comptabilité principal du ministère.

• (3) Le détenteur ou dépositaire d’une avance permanente doit en rendre compte dans les 10 jours ouvrables suivant le mois au cours duquel les dépenses ont été faites ou, dans le cas d’une avance permanente utilisée pour établir un compte de dépôt aux termes d’un contrat, en conformité avec les modalités de ce contrat; il doit également rendre compte de toute autre avance comptable dans les 10 jours ouvrables suivant la réalisation de l’objectif pour lequel l’avance a été consentie :

  • a) dans le cas d’une avance comptable émise pour établir un fonds de petite caisse ou un fonds de caisse à montant fixe, en montrant que les espèces en caisse ou le solde bancaire plus les reçus ou les pièces à l’appui payés égalent le montant de l’avance;

  • b) dans tous les autres cas, en présentant les reçus ou les pièces à l’appui concernant les dépenses imputées sur cette avance lorsqu’une preuve de paiement est requise pour ces dépenses en vertu d’une directive du Conseil du Trésor.

• (4) À la fin de chaque exercice, le sous-chef :

  • a) obtient du détenteur ou du dépositaire de l’avance permanente, dans les 30 jours suivant la fin de l’exercice, une reconnaissance écrite attestant le montant de l’avance et sa responsabilité à l’égard de cette avance;

  • b) fournit au receveur général les rapports et les certificats concernant toutes les avances comptables dont celui-ci peut avoir besoin aux fins des comptes publics.

Remboursement et recouvrement des avances

• 7 (1) Le solde de toute avance comptable, autre qu’une avance permanente, doit être remboursé au ministère par le détenteur ou le dépositaire, dans les 10 jours ouvrables suivant la réalisation de l’objectif pour lequel l’avance a été consentie, à moins que le Conseil du Trésor n’en autorise le recouvrement au moyen de retenue sur le salaire ou traitement ou d’une déduction sur une avance ultérieure.

• (2) Par dérogation au paragraphe (1), lorsque le sous-chef émet une avance comptable, il peut à tout moment, par avis écrit, exiger du détenteur ou du dépositaire de l’avance un compte rendu et un remboursement du solde de l’avance, et le détenteur ou le dépositaire doit, dans les 30 jours suivant la réception de l’avis, fournir le compte rendu et rembourser l’avance.

• 8 (1) Le remboursement de tout ou partie d’une avance comptable à rembourser se fait au complet en un seul versement.

• (2) Le recouvrement de tout ou partie d’une avance comptable à recouvrer par un ministère se fait, dans la mesure du possible, au complet en un seul versement.