Titre abrégé

1 Règlement sur la protection des renseignements personnels.

Définition

2 Fonctionnaire compétent, celui qui exerce une fonction dont relève, tel que déterminé par le ministre compétent, la responsabilité de la réception des demandes concernant toute banque fédérale de données. (appropriate officer)

Convention collective

3 Ce règlement ne peut être interprété de façon à restreindre le droit des employés de consulter, selon toute convention collective visée à la Loi sur les relations de travail dans la Fonction publique, tout dossier d’une banque fédérale de données contenant des renseignements qui les concernent.

Délai supplémentaire

4 L’envoi, prévu à l’une des dispositions de ce règlement, d’un accusé de réception par une institution gouvernementale prolonge de 30 jours tout délai autrement imparti.

Catalogue des banques fédérales de données

5 Pour chaque banque, le catalogue visé au paragraphe 51(1) de la Loi canadienne sur les droits de la personne contient, en plus des renseignements visés à ce même paragraphe,

• a) un titre descriptif et un numéro d’inscription;

• b) la fonction et l’adresse du fonctionnaire compétent;

• c) les usages non connexes des dossiers, indiqués séparément;

• d) toute classification démographique ou géographique des dossiers; et

• e) toute dispense visée aux articles 53 ou 55 de cette loi et les raisons y afférentes.

Mandataire

6 S’il est autorisé, quiconque, au nom d’autrui, peut exercer les droits visés à ce règlement et à sa loi habilitante.

Existence et consultation des dossiers

• 7 (1) En faisant parvenir au fonctionnaire compétent un formulaire de demande de consultation approprié, tout individu peut s’enquérir auprès d’une institution gouvernementale dont relève une banque fédérale de données, de l’existence de dossiers contenant des renseignements personnels à son sujet et peut demander de consulter ces dossiers ou des copies.

• (2) Un formulaire doit être rempli pour chaque banque.

8 Sur réception du formulaire, l’institution y inscrit la date de réception et, dans les 30 jours, y répond ou fait parvenir un accusé de réception à l’individu concerné.

9 Si, tout en ayant fait parvenir un accusé de réception, l’institution ne donne pas suite à la demande dans les 60 jours de sa réception, elle porte à la connaissance de l’individu les raisons du délai, la date où il peut s’attendre à recevoir une réponse, son droit de présenter une plainte au Commissaire à la protection de la vie privée et le nom et l’adresse de ce dernier.

10 En réponse à toute demande portant sur l’existence de dossiers, l’institution rend compte de cette existence ou des motifs de toute dispense et fait parvenir, le cas échéant, à l’individu un formulaire de demande de consultation.

11 Une institution acquiesce à une demande de consultation en permettant la consultation du dossier ou d’une copie ou, si demandée, en donnant une traduction dans l’autre langue officielle; elle donne alors une description générale des usages faits du dossier depuis l’entrée en vigueur de la loi et les raisons de toute dispense, signale la possibilité de correction et fait parvenir à l’individu concerné une copie du formulaire de demande de correction.

12 À l’exception de toute partie visée par une dispense, la consultation peut se faire en faisant parvenir une copie du dossier ou par la consultation directe du dossier ou d’une copie à tout endroit et moment convenus par l’individu et l’institution.

13 L’institution met à la disposition d’un individu ayant de la difficulté à comprendre un dossier, une personne pouvant l’aider à le comprendre.

14 Sur demande, l’institution peut fournir à l’individu concerné une copie du dossier directement consulté.

15 Lorsqu’un dossier ne peut être traduit dans un délai acceptable, en raison de sa nature ou de son importance, l’institution autorise la consultation directe et s’assure qu’un fonctionnaire compétent soit présent lors de la consultation et en traduise le contenu sur place.

Correction et demande d’annotation

• 16 (1) En faisant parvenir au fonctionnaire compétent un formulaire approprié, tout individu peut demander la correction des renseignements le concernant.

• (2) Un formulaire doit être rempli pour chaque banque.

17 L’institution, sur réception du formulaire, y inscrit la date de réception, peut demander à l’individu toute pièce justificative au même effet que celle qu’il avait fournie au moment de l’établissement du dossier et, dans les trente jours de la réception du formulaire ou de toute pièce justificative, accède à la demande, refuse d’y accéder ou fait parvenir à l’individu concerné un accusé de réception.

18 Si elle accède à la demande de correction, l’institution fait parvenir à l’individu une copie des parties pertinentes du dossier corrigé, à l’exception de toute partie visée par une dispense, ou lui fait savoir que les corrections ont été apportées et qu’il peut directement consulter le dossier corrigé ou toute partie pertinente.

19 Si elle n’accède pas à cette demande, l’institution fait parvenir à l’individu un formulaire de demande d’annotation et lui indique les raisons du refus, son droit d’exiger que l’absence des corrections demandées soit indiquée au dossier et de présenter une plainte au Commissaire à la protection de la vie privée et les nom et adresse de ce dernier.

• 20 (1) Un individu peut demander que l’institution porte au dossier la demande de correction en remplissant un formulaire approprié de demande d’annotation qu’il fera parvenir au fonctionnaire compétent.

• (2) Un formulaire doit être rempli pour chaque dossier.

21 Dans les 30 jours de la réception de la demande d’annotation, l’institution indique au dossier l’existence de la demande de correction.

22 L’institution transmet immédiatement une copie des renseignements corrigés ou du dossier annoté à toutes les autres institutions gouvernementales qui ont pu vraisemblablement recevoir, à des fins administratives, les renseignements ou le dossier avant que la correction ou l’annotation n’ait été apportée.

Dossiers médicaux

• 23 (1) L’institution peut, sur réception d’une demande de consultation de dossiers médicaux, y compris les rapports de psychiatrie, demander l’avis d’un médecin qualifié afin de savoir si cette consultation serait contraire aux intérêts de l’individu concerné.

• (2) Avant de demander l’avis, l’institution retire des dossiers toute partie visée par une dispense.

24 Lorsqu’un médecin estime que la consultation serait contraire aux intérêts de l’individu concerné, l’institution informe ce dernier que les dossiers ne peuvent être consultés.

Usages non connexes

25 L’avis d’opposition visé au paragraphe 52(3) de la loi est envoyé, dans les 30 jours de la réception de l’avis reçu de l’institution, par porteur ou par courrier recommandé à l’adresse indiquée sur l’avis reçu.

Collecte des renseignements

26 Le ministre désigné assigne un numéro d’inscription à chaque banque.

27 Les renseignements personnels ne peuvent être recueillis que si la banque concernée a reçu un numéro d’inscription.

28 Dans la mesure du possible, l’institution recueille ces renseignements directement de l’individu concerné.

29 L’institution porte alors à la connaissance de cet individu les raisons de cette collecte, ses droits de le faire ainsi que les droits de l’individu selon la Loi canadienne sur les droits de la personne.

Gestion et surveillance des dossiers

30 Le ministre compétent présente au ministre désigné un rapport annuel conforme, quant à la présentation et au contenu, aux prescriptions de ce dernier.

31 Le ministre désigné peut ordonner une inspection de toute banque afin de s’assurer qu’on y observe les dispositions de ce règlement et de sa loi habilitante.